En Construcción.

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Auditorías de Cumplimiento en Normativas de Seguridad para el Montaje de Estructuras Metálicas

Importancia de las Auditorías de Cumplimiento

Las auditorías de cumplimiento son una herramienta esencial para verificar que las empresas que realizan montaje de estructuras metálicas cumplen con las normativas de seguridad y salud en el trabajo (SST) establecidas en Colombia. Estas auditorías no solo son un requisito legal, sino que también son una práctica fundamental para prevenir accidentes laborales, proteger la vida y la integridad de los trabajadores, y garantizar la calidad y seguridad de las estructuras construidas. En ciudades como Bogotá, donde la construcción es una actividad económica importante y donde existen regulaciones específicas, las auditorías adquieren una relevancia aún mayor.

Tipos de Auditorías de Cumplimiento

Existen diferentes tipos de auditorías de cumplimiento, que se clasifican según su alcance, su origen y su objetivo:

Según su Alcance

• Auditorías Internas: Son realizadas por personal de la propia empresa, generalmente por el departamento de seguridad y salud en el trabajo o por un equipo auditor interno. Su objetivo es evaluar el cumplimiento de los procedimientos internos, identificar áreas de mejora y prepararse para las auditorías externas.
• Auditorías Externas: Son realizadas por entidades independientes, como empresas de consultoría especializadas en SST, organismos de certificación o autoridades gubernamentales (Ministerio de Trabajo, ARL). Su objetivo es verificar el cumplimiento de la normatividad legal y las normas técnicas aplicables.

Según su Origen

• Auditorías Programadas: Se realizan de forma periódica, según un cronograma establecido. La frecuencia de estas auditorías puede depender del tamaño de la empresa, el nivel de riesgo de sus actividades y los requisitos legales.
• Auditorías No Programadas (o Extraordinarias): Se realizan de forma imprevista, generalmente como respuesta a un evento específico, como un accidente de trabajo grave, una denuncia de un trabajador o una inspección de una autoridad gubernamental.

Según su Objetivo

• Auditorías de Cumplimiento Legal: Se enfocan en verificar el cumplimiento de las leyes, decretos, resoluciones y normas técnicas en materia de SST.
• Auditorías del Sistema de Gestión de la SST (SG-SST): Evalúan la efectividad del SG-SST implementado por la empresa, verificando si cumple con los requisitos establecidos en la normatividad (Decreto 1072 de 2015, Resolución 0312 de 2019) y si está logrando sus objetivos.
• Auditorías de Certificación: Son realizadas por organismos de certificación acreditados para verificar si el SG-SST de la empresa cumple con los requisitos de una norma específica, como la NTC-ISO 45001 (equivalente a la ISO 45001).
• Auditorías de Seguimiento: Se realizan después de una auditoría inicial para verificar que se han implementado las acciones correctivas para solucionar las no conformidades encontradas.

Marco Legal de las Auditorías de Cumplimiento en Colombia

Las auditorías de cumplimiento en materia de SST están reguladas por diversas normas en Colombia. Es fundamental que las empresas conozcan y cumplan con estas disposiciones legales:

Normas Principales

• Ley 1562 de 2012 (Sistema General de Riesgos Laborales): Establece la obligación de los empleadores de implementar un SG-SST y de realizar auditorías de cumplimiento.
• Decreto 1072 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo): Compila y organiza la normatividad en materia de trabajo y seguridad social, incluyendo las disposiciones sobre el SG-SST y las auditorías de cumplimiento. Específicamente, el Artículo 2.2.4.6.29 establece la obligación de realizar una auditoría anual al SG-SST.
• Resolución 0312 de 2019 (Estándares Mínimos del SG-SST): Define los estándares mínimos que deben cumplir las empresas en la implementación del SG-SST, incluyendo los requisitos para las auditorías de cumplimiento. Esta resolución establece diferentes requisitos según el tamaño de la empresa y su nivel de riesgo.

Requisitos Específicos para las Auditorías Internas (Según Decreto 1072 y Resolución 0312)

• Periodicidad: La auditoría interna del SG-SST debe realizarse al menos una vez al año.
• Alcance: La auditoría debe abarcar todos los aspectos del SG-SST, incluyendo la política de SST, la identificación de peligros y evaluación de riesgos, la implementación de controles, la capacitación del personal, la investigación de accidentes, etc.
• Planificación: La auditoría debe ser planificada con la participación del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST) o el Vigía Ocupacional.
• Equipo Auditor: La auditoría debe ser realizada por personal competente, que tenga conocimientos en SST y en técnicas de auditoría. Puede ser personal interno de la empresa o un consultor externo. El auditor no debe auditar su propio trabajo.
• Informe de Auditoría: Se debe elaborar un informe de auditoría que incluya los hallazgos, las no conformidades encontradas, las recomendaciones y las acciones correctivas propuestas.
• Comunicación de Resultados: Los resultados de la auditoría deben ser comunicados a la alta dirección de la empresa, al COPASST o Vigía Ocupacional y a los trabajadores.
• Seguimiento de las Acciones Correctivas: Se debe realizar un seguimiento para verificar que se han implementado las acciones correctivas para solucionar las no conformidades encontradas.

Proceso de una Auditoría de Cumplimiento

Una auditoría de cumplimiento, ya sea interna o externa, generalmente sigue un proceso estructurado que comprende varias etapas:

1. Planificación de la Auditoría

• Definición del Alcance: Determinar qué aspectos del SG-SST o qué áreas de la empresa serán auditadas.
• Definición de los Objetivos: Establecer qué se quiere lograr con la auditoría (verificar el cumplimiento legal, evaluar la efectividad del SG-SST, etc.).
• Selección del Equipo Auditor: Designar a los auditores que realizarán la auditoría, asegurándose de que tengan la competencia necesaria.
• Elaboración del Plan de Auditoría: Documento que describe el alcance, los objetivos, el equipo auditor, los criterios de auditoría (normas a verificar), las fechas, los lugares y las actividades a realizar durante la auditoría.
• Comunicación a la Empresa Auditada: Informar a la empresa auditada sobre la auditoría, el plan de auditoría y los requisitos de la auditoría.
• Revisión Documental Previa: El equipo auditor revisa la documentación del SG-SST de la empresa (política, procedimientos, registros, etc.) antes de la visita en sitio.

2. Ejecución de la Auditoría (Trabajo de Campo)

• Reunión de Apertura: Reunión inicial con la gerencia y los representantes de los trabajadores de la empresa auditada para presentar al equipo auditor, explicar los objetivos y el alcance de la auditoría, y resolver dudas.
• Recopilación de Evidencia: El equipo auditor recopila evidencia a través de:
  • Entrevistas: Entrevistas a los trabajadores, supervisores y gerentes para obtener información sobre sus conocimientos, responsabilidades y prácticas en materia de SST.
  • Observación Directa: Observación de las condiciones de trabajo, el uso de equipos de protección personal, el cumplimiento de los procedimientos de seguridad, etc.
  • Revisión Documental: Revisión de documentos y registros, como la política de SST, los procedimientos de trabajo seguro, los registros de capacitación, los informes de investigación de accidentes, los permisos de trabajo, etc.
• Identificación de Hallazgos: El equipo auditor compara la evidencia recopilada con los criterios de auditoría (normas, procedimientos internos) para identificar hallazgos, que pueden ser:
  • Conformidades: Cumplimiento de los requisitos.
  • No Conformidades: Incumplimiento de los requisitos. Pueden ser mayores (incumplimiento significativo que afecta la efectividad del SG-SST) o menores (incumplimiento parcial o aislado).
  • Observaciones: Aspectos que no son no conformidades, pero que podrían mejorarse.
  • Oportunidades de Mejora: Sugerencias para mejorar el desempeño del SG-SST.
• Reunión de Cierre: Reunión final con la gerencia y los representantes de los trabajadores de la empresa auditada para presentar los hallazgos de la auditoría, discutir las no conformidades y aclarar dudas.

3. Elaboración del Informe de Auditoría

• El equipo auditor elabora un informe detallado que incluye:
  • Introducción (alcance, objetivos, equipo auditor, criterios de auditoría).
  • Resumen Ejecutivo (principales hallazgos y conclusiones).
  • Descripción de los Hallazgos (conformidades, no conformidades, observaciones, oportunidades de mejora).
  • Evidencia Objetiva que respalda cada hallazgo.
  • Conclusiones de la auditoría.
  • Recomendaciones y Acciones Correctivas propuestas.
  • Anexos (documentos de soporte, listas de verificación, etc.).

4. Seguimiento y Cierre de la Auditoría

• Implementación de Acciones Correctivas: La empresa auditada debe implementar las acciones correctivas necesarias para solucionar las no conformidades encontradas.
• Verificación de la Eficacia de las Acciones Correctivas: El equipo auditor (o la entidad que realizó la auditoría) debe verificar si las acciones correctivas implementadas han sido eficaces para solucionar las no conformidades. Esto puede requerir una nueva visita a la empresa o la revisión de evidencia documental.
• Cierre de la Auditoría: Una vez que se ha verificado la eficacia de las acciones correctivas, se cierra formalmente la auditoría.

Criterios de Auditoría Comunes en el Montaje de Estructuras Metálicas

Los criterios de auditoría son las normas, procedimientos o requisitos que se utilizan como referencia para evaluar el cumplimiento. En el montaje de estructuras metálicas, los criterios de auditoría comunes incluyen:

• Legislación Colombiana en SST: Ley 9 de 1979, Ley 1562 de 2012, Decreto 1072 de 2015, Resolución 2400 de 1979, Resolución 1409 de 2012, Resolución 0312 de 2019, y otras normas aplicables.
• Normas Técnicas Colombianas (NTC): NTC 2085, NTC 4040, NTC 5855, NTC-ISO 45001 (si la empresa ha optado por implementar esta norma), y otras NTC relevantes.
• Código AWS D1.1 (Structural Welding Code - Steel): Ampliamente utilizado en Colombia para la soldadura de estructuras de acero.
• Procedimientos Internos de la Empresa: Política de SST, procedimientos de trabajo seguro (PTS), manuales de operación de equipos, etc.
• Planes de Emergencia: Planes de la compañía ante eventuales emergencias.
• Permisos de trabajo: Documentos que autorizan la realización de trabajos peligrosos.

Lista de Verificación (Checklist) para Auditorías en Montaje de Estructuras Metálicas

Una lista de verificación (checklist) es una herramienta útil para los auditores, ya que les ayuda a asegurar que se cubren todos los aspectos relevantes durante la auditoría. A continuación, se presenta un ejemplo de checklist (no exhaustivo) para auditorías en montaje de estructuras metálicas:

Aspectos Generales del SG-SST

• ¿Existe una política de SST documentada, divulgada y conocida por todos los trabajadores?
• ¿Se han asignado responsabilidades en materia de SST a los diferentes niveles de la organización?
• ¿Se ha implementado un SG-SST que cumpla con los requisitos del Decreto 1072 de 2015 y la Resolución 0312 de 2019?
• ¿Se ha realizado una identificación de peligros y evaluación de riesgos para todas las actividades de montaje de estructuras metálicas?
• ¿Se han establecido medidas de control para los riesgos identificados, siguiendo la jerarquía de los controles?
• ¿Se han definido indicadores para medir el desempeño del SG-SST?
• ¿Se cuenta con un COPASST o Vigía Ocupacional, según corresponda al número de trabajadores de la empresa?.
• ¿Se realizan investigaciones de los accidentes e incidentes de trabajo?.

Capacitación y Entrenamiento

• ¿Se ha impartido capacitación a los trabajadores en los riesgos asociados a sus tareas y en las medidas de control establecidas?
• ¿Se ha capacitado a los trabajadores en el uso correcto de los equipos de protección personal (EPP)?
• ¿Se ha capacitado a los trabajadores en trabajo seguro en alturas (si aplica)?
• ¿Se ha capacitado a los trabajadores en primeros auxilios y atención de emergencias?
• ¿Se llevan registros de la capacitación impartida a los trabajadores?
• ¿Se realiza una evaluación de la efectividad de la capacitación?.
• ¿Existe un programa de capacitación y se cumple?.

Equipos de Protección Personal (EPP)

• ¿Se han proporcionado a los trabajadores los EPP adecuados para los riesgos a los que están expuestos?
• ¿Los trabajadores utilizan correctamente los EPP?
• ¿Se inspeccionan los EPP antes de cada uso?
• ¿Se realiza mantenimiento a los EPP?
• ¿Se llevan registros del suministro y mantenimiento de los EPP?

Trabajo en Alturas

• ¿Se cumple con los requisitos de la Resolución 1409 de 2012 para el trabajo seguro en alturas?
• ¿Se utilizan sistemas de protección contra caídas (andamios, plataformas elevadoras, arneses, líneas de vida, etc.)?
• ¿Los sistemas de protección contra caídas están en buen estado y se utilizan correctamente?
• ¿Se han instalado líneas de vida certificadas y puntos de anclaje seguros?
• ¿Se realizan inspecciones periódicas a los sistemas de protección contra caídas?
• ¿Se cuenta con un plan de rescate en alturas?.

Herramientas y Equipos

• ¿Las herramientas y equipos utilizados en el montaje de estructuras metálicas están en buen estado?
• ¿Se realiza mantenimiento preventivo a las herramientas y equipos?
• ¿Se llevan registros del mantenimiento de las herramientas y equipos?
• ¿Los trabajadores han sido capacitados en el uso seguro de las herramientas y equipos?
• ¿Se utilizan herramientas y equipos certificados, cuando aplica?
• ¿Existen procedimientos para el bloqueo y etiquetado (LOTO) de equipos?.

Soldadura

• ¿Los soldadores están calificados y certificados?
• ¿Se utilizan procedimientos de soldadura calificados (WPS)?
• ¿Se realizan inspecciones visuales y ensayos no destructivos (END) a las soldaduras?
• ¿Se cumplen con los requisitos del código AWS D1.1 (u otra norma aplicable)?
• ¿Se controlan los riesgos asociados a la soldadura (humos metálicos, radiaciones, etc.)?
• ¿Se cuenta con un área definida y adecuada para los trabajos de soldadura?.
• ¿Se utilizan elementos de protección personal adecuados para soldar (careta de soldar, guantes, delantal, etc.)?

Izaje de Cargas

• ¿Se utilizan equipos de izaje (grúas, polipastos, etc.) adecuados para las cargas a levantar?
• ¿Los equipos de izaje están en buen estado y se realiza mantenimiento preventivo?
• ¿Los operadores de los equipos de izaje están certificados?
• ¿Se utilizan eslingas, estrobos y otros accesorios de izaje adecuados y en buen estado?
• ¿Se planifican las operaciones de izaje y se evalúan los riesgos?
• ¿Se cumplen con las normas de seguridad para el izaje de cargas (NTC 1768, por ejemplo)?.
• ¿Se señaliza y delimita el área de izaje?.

Orden y Limpieza

• ¿Se mantiene el orden y la limpieza en el área de trabajo?
• ¿Se almacenan adecuadamente los materiales y herramientas?
• ¿Se eliminan adecuadamente los residuos y desechos?
• ¿Las vías de acceso y circulación están despejadas?

Señalización

• ¿Se señalizan adecuadamente las áreas de riesgo?
• ¿Existe señalización para: trabajos en altura, riesgo eléctrico, áreas de soldadura, izaje de cargas, uso obligatorio de EPP, vías de evacuación, extintores, etc.?.
• ¿La señalización es visible y comprensible?

Plan de Emergencias

• ¿Existe un plan de emergencias documentado y conocido por todos los trabajadores?
• ¿Se han definido las rutas de evacuación y los puntos de encuentro?
• ¿Se realizan simulacros de evacuación periódicamente?
• ¿Se cuenta con brigadas de emergencia capacitadas y equipadas?
• ¿Se cuenta con un sistema de alarma y comunicación en caso de emergencia?
• ¿Se cuenta con extintores portátiles y se verifica su estado?.

Beneficios de las Auditorías de Cumplimiento

Las auditorías de cumplimiento, cuando se realizan de forma efectiva, ofrecen numerosos beneficios para las empresas de montaje de estructuras metálicas:

• Prevención de Accidentes y Enfermedades Laborales: Identifican los peligros y riesgos en el lugar de trabajo, lo que permite implementar medidas de control para prevenir accidentes y enfermedades laborales.
• Cumplimiento Legal: Aseguran que la empresa cumple con la normatividad vigente en materia de SST, evitando sanciones y multas por parte de las autoridades.
• Mejora de la Imagen y Reputación de la Empresa: Demuestran el compromiso de la empresa con la seguridad y la salud de sus trabajadores, lo que mejora su imagen y reputación ante los clientes, proveedores y la sociedad en general.
• Reducción de Costos: Reducen los costos asociados a accidentes de trabajo (indemnizaciones, gastos médicos, pérdida de productividad, etc.).
• Mejora de la Productividad: Un ambiente de trabajo seguro y saludable contribuye a mejorar la productividad de los trabajadores.
• Mejora del Clima Laboral: Promueven un clima laboral positivo, basado en la confianza y el respeto mutuo.
• Identificación de Oportunidades de Mejora: Permiten identificar oportunidades de mejora en el SG-SST y en los procesos de trabajo.
• Cumplir con requisitos para licitaciones: En muchas licitaciones públicas y privadas en Colombia se exige que las empresas demuestren que tienen un SG-SST implementado y que realizan auditorías de cumplimiento.
• Facilitan el acceso a certificaciones: Las auditorías de cumplimiento son un requisito para obtener certificaciones como la NTC-ISO 45001.

Errores Comunes en las Auditorías de Cumplimiento

Aunque las auditorías son sumamente beneficiosas, existen algunos errores comunes que pueden disminuir su efectividad:

• Falta de planificación: No definir claramente el alcance, los objetivos y el plan de auditoría.
• Auditores no competentes: Realizar la auditoría con personal que no tiene los conocimientos y la experiencia necesarios en SST y en técnicas de auditoría.
• Falta de objetividad: Permitir que los sesgos personales o las relaciones con los auditados influyan en los resultados de la auditoría.
• Enfoque en la documentación y no en la realidad: Revisar la documentación del SG-SST sin verificar su implementación efectiva en el lugar de trabajo.
• No involucrar a los trabajadores: No entrevistar a los trabajadores ni observar sus prácticas de trabajo.
• No comunicar adecuadamente los resultados: No informar a la gerencia, al COPASST o Vigía Ocupacional y a los trabajadores sobre los hallazgos de la auditoría.
• No realizar seguimiento a las acciones correctivas: No verificar si las acciones correctivas implementadas han sido eficaces para solucionar las no conformidades encontradas.
• Ver la auditoría como una obligación y no como una oportunidad de mejora: No aprovechar la auditoría como una herramienta para mejorar el desempeño del SG-SST.
• Falta de apoyo de la alta dirección: No contar con el compromiso y el apoyo de la alta dirección para implementar las acciones correctivas y mejorar el SG-SST.

El Rol del Auditor

El auditor juega un papel fundamental en el éxito de una auditoría de cumplimiento. Debe ser una persona competente, objetiva e imparcial, con habilidades de comunicación y capacidad para analizar información y emitir juicios.

Competencias del Auditor

• Conocimientos en SST: Debe tener un profundo conocimiento de la normatividad legal y las normas técnicas en materia de SST, así como de los riesgos asociados al montaje de estructuras metálicas.
• Conocimientos en Técnicas de Auditoría: Debe conocer las técnicas de auditoría, como la planificación de la auditoría, la recopilación de evidencia, la identificación de hallazgos, la elaboración de informes, etc.
• Habilidades de Comunicación: Debe ser capaz de comunicarse de forma clara y efectiva con los trabajadores, supervisores y gerentes de la empresa auditada.
• Habilidades de Observación: Debe ser capaz de observar las condiciones de trabajo y las prácticas de los trabajadores para identificar peligros y riesgos.
• Habilidades de Análisis: Debe ser capaz de analizar la información recopilada y emitir juicios sobre el cumplimiento de los requisitos.
• Objetividad e Imparcialidad: Debe ser objetivo e imparcial en su evaluación, sin dejarse influenciar por sesgos personales o relaciones con los auditados.
• Integridad y Ética Profesional: Debe actuar con integridad y ética profesional, respetando la confidencialidad de la información y evitando conflictos de intereses.
• Pensamiento Crítico: Capacidad para cuestionar y evaluar la información, en lugar de simplemente aceptarla.

Responsabilidades del Auditor

• Planificar y realizar la auditoría de acuerdo con el plan de auditoría.
• Recopilar evidencia objetiva a través de entrevistas, observación directa y revisión documental.
• Identificar hallazgos (conformidades, no conformidades, observaciones, oportunidades de mejora).
• Elaborar un informe de auditoría claro, conciso y preciso.
• Comunicar los resultados de la auditoría a la empresa auditada.
• Verificar la eficacia de las acciones correctivas implementadas (si aplica).
• Mantener la confidencialidad de la información obtenida durante la auditoría.
• Cumplir con el código de ética profesional.

Auditorías de Cumplimiento y la NTC-ISO 45001

La NTC-ISO 45001 (Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo) es una norma internacional, adoptada en Colombia, que establece los requisitos para un sistema de gestión de la SST. Aunque no es de obligatorio cumplimiento a menos que se referencie en alguna ley, decreto o resolución, muchas empresas optan por implementar esta norma para mejorar su desempeño en SST y obtener una certificación reconocida internacionalmente.

Las auditorías de cumplimiento son un elemento clave de la NTC-ISO 45001. La norma requiere que las empresas realicen auditorías internas periódicas para evaluar la efectividad de su SG-SST y verificar el cumplimiento de los requisitos de la norma. Además, las empresas que desean obtener la certificación NTC-ISO 45001 deben someterse a auditorías externas realizadas por organismos de certificación acreditados.

Requisitos de la NTC-ISO 45001 Relacionados con las Auditorías

• Cláusula 9.2 (Auditoría Interna): Establece los requisitos para las auditorías internas, incluyendo la planificación, la ejecución, el informe y el seguimiento de las auditorías.
• Cláusula 9.1.2 (Evaluación del Cumplimiento Legal): Requiere que la empresa establezca un proceso para evaluar el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos aplicables en materia de SST.
• Cláusula 10.2 (No Conformidad y Acción Correctiva): Establece los requisitos para la gestión de las no conformidades identificadas durante las auditorías, incluyendo la implementación de acciones correctivas y la verificación de su eficacia.

El Futuro de las Auditorías de Cumplimiento: Tecnología y Digitalización

La tecnología está transformando la forma en que se realizan las auditorías de cumplimiento. La digitalización ofrece numerosas oportunidades para mejorar la eficiencia, la efectividad y la trazabilidad de las auditorías.

Herramientas Digitales para las Auditorías

• Software de Gestión de Auditorías: Permite planificar, ejecutar y documentar las auditorías de forma digital, facilitando la gestión de la información y la generación de informes.
• Aplicaciones Móviles: Permiten a los auditores recopilar evidencia en campo utilizando dispositivos móviles (tabletas, teléfonos inteligentes), tomar fotografías, grabar videos, registrar observaciones, etc.
• Listas de Verificación Digitales: Reemplazan las listas de verificación en papel por listas digitales, que pueden ser personalizadas y actualizadas fácilmente.
• Realidad Virtual (RV) y Realidad Aumentada (RA): Pueden ser utilizadas para simular condiciones de trabajo y evaluar los riesgos, o para proporcionar información en tiempo real a los auditores durante la inspección.
• Drones: Pueden ser utilizados para inspeccionar áreas de difícil acceso o para obtener imágenes aéreas de las instalaciones.
• Análisis de Datos e Inteligencia Artificial (IA): Pueden ser utilizados para analizar grandes cantidades de datos y identificar patrones, tendencias y riesgos potenciales.
• Blockchain: Puede utilizarse para garantizar la trazabilidad y la inmutabilidad de la información recopilada durante las auditorías.

Ventajas de la Digitalización de las Auditorías

• Mayor eficiencia y productividad.
• Reducción de errores.
• Mejora de la trazabilidad y la transparencia.
• Mayor objetividad.
• Facilita el análisis de datos y la identificación de tendencias.
• Mejora de la comunicación y la colaboración.
• Reducción de costos.

Comparativa de Tipos de Auditorías