En Construcción.

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Auditorías Internas de Calibración en el Montaje de Estructuras Metálicas

Las auditorías internas de calibración son una herramienta fundamental para verificar la eficacia del sistema de gestión de la calibración de una empresa de montaje de estructuras metálicas. Consisten en una evaluación sistemática e independiente, realizada por personal interno de la empresa (pero independiente de la actividad auditada), para determinar si las actividades de calibración y sus resultados cumplen con las disposiciones planificadas, con los requisitos de las normas aplicables (como la NTC-ISO/IEC 17025, si aplica) y con los requisitos establecidos por la propia empresa. Las auditorías internas no solo sirven para identificar no conformidades y áreas de mejora, sino también para demostrar el compromiso de la empresa con la calidad, la precisión de las mediciones y la mejora continua. En Colombia, y particularmente en ciudades como Bogotá, donde la competencia en el sector de la construcción es alta y los clientes exigen cada vez mayores estándares de calidad, las auditorías internas de calibración son una práctica esencial para asegurar la confiabilidad de las mediciones y prevenir errores costosos.

Importancia de las Auditorías Internas de Calibración

Las auditorías internas de calibración ofrecen los siguientes beneficios:

• Verificación del Cumplimiento: Permiten verificar si las actividades de calibración se realizan de acuerdo con los procedimientos establecidos, las normas técnicas aplicables y los requisitos del sistema de gestión de la calidad.
• Identificación de No Conformidades: Ayudan a identificar no conformidades, desviaciones o incumplimientos en el sistema de gestión de la calibración, como la falta de calibración de herramientas, el uso de herramientas no calibradas, la falta de registros adecuados, la utilización de laboratorios no acreditados, etc.
• Identificación de Áreas de Mejora: Permiten identificar oportunidades de mejora en el sistema de gestión de la calibración, como la optimización de los procedimientos, la actualización de los equipos, la mejora de la capacitación del personal, etc.
• Prevención de Problemas: Ayudan a prevenir problemas de calidad, errores de medición, retrabajos y reclamaciones de los clientes, al detectar y corregir las no conformidades antes de que generen consecuencias negativas.
• Mejora Continua: Fomentan una cultura de mejora continua en el sistema de gestión de la calibración, al promover la revisión y actualización periódica de los procedimientos, la implementación de acciones correctivas y preventivas, y la búsqueda de la excelencia en la gestión de las mediciones.
• Preparación para Auditorías Externas: Ayudan a preparar a la empresa para auditorías externas de certificación o de clientes, al asegurar que el sistema de gestión de la calibración cumple con los requisitos y está en buen estado de funcionamiento.
• Confianza en los Resultados: Aumentan la confianza en los resultados de las mediciones realizadas en el proyecto, al asegurar que las herramientas de medición están calibradas correctamente y que se utilizan de forma adecuada.
• Evidencia: Sirve como evidencia.

Planificación de las Auditorías Internas de Calibración

Las auditorías internas de calibración deben ser planificadas cuidadosamente para asegurar su eficacia. La planificación debe incluir:

• Definición de Objetivos: Establecer los objetivos de la auditoría (por ejemplo, verificar el cumplimiento de los procedimientos, identificar no conformidades, evaluar la eficacia del sistema de gestión de la calibración).
• Alcance: Determinar el alcance de la auditoría (qué áreas, procesos, herramientas o documentos se van a auditar).
• Criterios de Auditoría: Definir los criterios de auditoría, que son los documentos o requisitos contra los cuales se va a evaluar el sistema de gestión de la calibración (por ejemplo, la norma NTC-ISO/IEC 17025, los procedimientos internos de la empresa, los requisitos del cliente).
• Selección del Equipo Auditor: Designar un equipo auditor competente, con conocimientos en metrología, calibración, sistemas de gestión de la calidad y técnicas de auditoría. Los auditores deben ser independientes de la actividad auditada.
• Programa de Auditoría: Elaborar un programa de auditoría que especifique la frecuencia de las auditorías, las fechas, los horarios, los lugares, los auditores y los auditados.
• Plan de Auditoría: Desarrollar un plan de auditoría detallado para cada auditoría, que incluya los objetivos específicos, el alcance, los criterios de auditoría, las actividades a realizar, los métodos de auditoría, los recursos necesarios y el cronograma.
• Comunicación: Comunicar el programa y el plan de auditoría a los auditados con suficiente antelación.

Ejecución de las Auditorías Internas de Calibración

La ejecución de la auditoría interna de calibración debe seguir el plan establecido y debe incluir las siguientes actividades:

1. Reunión de Apertura: Reunión inicial entre el equipo auditor y los responsables de la actividad auditada, para presentar a los auditores, explicar los objetivos y el alcance de la auditoría, confirmar el plan de auditoría y resolver cualquier duda.
2. Recopilación de Evidencia: Recopilación de evidencia objetiva a través de:
   • Revisión de documentos (procedimientos, registros, certificados de calibración, manuales de herramientas, etc.).
   • Observación directa de las actividades de calibración y del uso de las herramientas de medición.
   • Entrevistas al personal involucrado en la calibración y el uso de las herramientas.
   • Inspección de las instalaciones, los equipos y los patrones de referencia.
3. Evaluación de la Evidencia: Evaluación de la evidencia recopilada para determinar si se cumplen los criterios de auditoría.
4. Identificación de Hallazgos: Identificación de hallazgos de auditoría, que pueden ser:
   • No conformidades: Incumplimiento de un requisito.
   • Observaciones: Situaciones que no constituyen una no conformidad, pero que pueden ser una oportunidad de mejora.
   • Fortalezas: Aspectos positivos del sistema de gestión de la calibración que merecen ser destacados.
5. Documentación de los Hallazgos: Documentación clara y precisa de los hallazgos de auditoría, incluyendo la descripción del hallazgo, la evidencia objetiva que lo sustenta y el criterio de auditoría incumplido (en caso de no conformidades).
6. Reunión de Cierre: Reunión final entre el equipo auditor y los responsables de la actividad auditada, para presentar los hallazgos de la auditoría, discutir las no conformidades y observaciones, y aclarar cualquier duda.

Informe de Auditoría

Después de la ejecución de la auditoría, el equipo auditor debe elaborar un informe de auditoría que resuma los resultados de la auditoría. El informe debe incluir:

• Identificación de la Auditoría: Número de auditoría, fecha, lugar, equipo auditor, auditados.
• Objetivos y Alcance de la Auditoría: Descripción de los objetivos y el alcance de la auditoría.
• Criterios de Auditoría: Lista de los documentos o requisitos utilizados como criterios de auditoría.
• Resumen de la Ejecución de la Auditoría: Descripción de las actividades realizadas durante la auditoría (revisión de documentos, entrevistas, observaciones, etc.).
• Hallazgos de Auditoría: Lista detallada de los hallazgos de auditoría (no conformidades, observaciones, fortalezas), con su descripción, evidencia objetiva y criterio de auditoría incumplido (si aplica).
• Conclusiones de la Auditoría: Evaluación general de la eficacia del sistema de gestión de la calibración y del cumplimiento de los criterios de auditoría.
• Recomendaciones: Recomendaciones para la mejora del sistema de gestión de la calibración (si aplica).
• Distribución del Informe: Lista de las personas o áreas a las que se debe distribuir el informe de auditoría.
• Anexos: Si aplica.

El informe de auditoría debe ser claro, conciso, objetivo y basado en evidencia objetiva.

Tratamiento de No Conformidades

Las no conformidades identificadas durante la auditoría interna deben ser tratadas de forma sistemática y efectiva. El tratamiento de no conformidades debe incluir:

1. Análisis de la Causa Raíz: Investigar la causa raíz de la no conformidad, para determinar por qué ocurrió y evitar que se repita en el futuro. Se pueden utilizar herramientas como el diagrama de Ishikawa (espina de pescado) o los 5 porqués.
2. Definición de Acciones Correctivas: Definir acciones correctivas para eliminar la causa raíz de la no conformidad y prevenir su recurrencia. Las acciones correctivas deben ser específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con un plazo definido.
3. Implementación de Acciones Correctivas: Implementar las acciones correctivas definidas, asignando responsabilidades y recursos.
4. Verificación de la Eficacia de las Acciones Correctivas: Verificar que las acciones correctivas implementadas han sido eficaces para eliminar la causa raíz de la no conformidad y prevenir su recurrencia.
5. Cierre de la No Conformidad: Una vez que se ha verificado la eficacia de las acciones correctivas, se puede cerrar la no conformidad.
6. Registro: Se debe registrar todo el proceso.

Seguimiento de las Acciones Correctivas y Preventivas

Es fundamental realizar un seguimiento de las acciones correctivas y preventivas implementadas a raíz de las auditorías internas para asegurar que se completen en los plazos establecidos y que sean eficaces. El seguimiento puede incluir:

• Revisión periódica del estado de las acciones correctivas y preventivas.
• Verificación de la implementación de las acciones en el terreno.
• Evaluación de la eficacia de las acciones a través de indicadores de desempeño o de nuevas auditorías.

Competencia del Equipo Auditor

El equipo auditor debe tener la competencia necesaria para realizar auditorías internas de calibración de forma efectiva. La competencia del equipo auditor debe incluir:

• Conocimientos en Metrología: Conocimientos sólidos sobre los principios de la metrología, los conceptos de calibración, error, incertidumbre, trazabilidad, etc.
• Conocimientos en Calibración: Conocimientos sobre los métodos y procedimientos de calibración aplicables a las herramientas de medición utilizadas en el montaje de estructuras metálicas.
• Conocimientos en Sistemas de Gestión de la Calidad: Conocimientos sobre los requisitos de la norma NTC-ISO/IEC 17025 (si aplica) y sobre los principios de los sistemas de gestión de la calidad.
• Habilidades de Auditoría: Habilidades para planificar, ejecutar y documentar auditorías internas, incluyendo habilidades de comunicación, observación, entrevista, análisis de datos y redacción de informes.
• Objetividad e Imparcialidad: Los auditores deben ser objetivos e imparciales, y no deben tener ningún conflicto de interés con la actividad auditada.
• Experiencia: En auditorías.

La empresa debe asegurar que los auditores internos reciban la formación y el entrenamiento necesarios para adquirir y mantener la competencia requerida.

Auditorías Internas vs. Auditorías Externas

Es importante distinguir entre las auditorías internas y las auditorías externas:

• Auditorías Internas: Son realizadas por personal de la propia empresa.
• Auditorías Externas: Son realizadas por organizaciones independientes, como organismos de certificación (para auditorías de certificación), organismos de acreditación (para auditorías de acreditación) o clientes (para auditorías de proveedor).

Frecuencia de las Auditorías Internas

La frecuencia de las auditorías internas de calibración debe determinarse en función de varios factores, como:

• Requisitos Normativos: Algunas normas técnicas o regulaciones pueden establecer una frecuencia mínima para las auditorías internas.
• Importancia de la Calibración: Si la calibración es crítica para la calidad y seguridad del proyecto, las auditorías internas pueden realizarse con mayor frecuencia.
• Resultados de Auditorías Anteriores: Si se han encontrado muchas no conformidades en auditorías anteriores, puede ser necesario aumentar la frecuencia de las auditorías.
• Cambios en el Sistema de Gestión de la Calibración: Si se han producido cambios significativos en el sistema de gestión de la calibración (nuevos procedimientos, nuevos equipos, nuevo personal), puede ser necesario realizar una auditoría interna para verificar la correcta implementación de los cambios.
• Riesgos Identificados: Si se han identificado nuevos riesgos relacionados con la calibración, puede ser necesario realizar una auditoría interna para evaluar la eficacia de las medidas de control.

En general, se recomienda realizar auditorías internas de calibración al menos una vez al año, pero la frecuencia puede ser mayor si las circunstancias lo requieren.

Herramientas para la Realización de Auditorías Internas

Existen diversas herramientas que pueden facilitar la realización de auditorías internas de calibración:

• Listas de Verificación (Checklists): Listas de preguntas o puntos a verificar, basadas en los criterios de auditoría, que ayudan a los auditores a cubrir todos los aspectos relevantes durante la auditoría.
• Diagramas de Flujo: Representaciones gráficas de los procedimientos de calibración, que ayudan a los auditores a comprender el flujo de trabajo y a identificar posibles puntos débiles.
• Matrices de Cumplimiento: Tablas que relacionan los requisitos de la norma NTC-ISO/IEC 17025 (si aplica) o de otros criterios de auditoría con la evidencia de cumplimiento encontrada durante la auditoría.
• Software de Gestión de Auditorías: Programas informáticos que permiten planificar, ejecutar, documentar y hacer seguimiento de las auditorías internas, y que pueden generar informes automáticamente.
• Formatos: Para registrar los hallazgos.

Beneficios a Largo Plazo de las Auditorías Internas

La realización sistemática de auditorías internas de calibración, junto con el tratamiento adecuado de las no conformidades y la implementación de acciones correctivas y preventivas, genera beneficios a largo plazo para la empresa:

• Mejora continua del sistema de gestión.
• Mayor confianza en los resultados.
• Reducción de costos.
• Cumplimiento normativo.
• Mejora de la imagen.

Errores Comunes en las Auditorías Internas y Cómo Evitarlos

• Falta de Planificación: Planificar cuidadosamente la auditoría, definiendo objetivos, alcance, criterios, equipo auditor y cronograma.
• Auditores No Competentes: Designar auditores con la formación, experiencia y habilidades necesarias para realizar la auditoría.
• Falta de Objetividad: Asegurar que los auditores sean independientes de la actividad auditada y que actúen de forma imparcial.
• No Cubrir Todos los Aspectos Relevantes: Utilizar listas de verificación y otras herramientas para asegurar que se cubren todos los aspectos relevantes del sistema de gestión de la calibración.
• No Documentar Adecuadamente los Hallazgos: Registrar de forma clara y precisa los hallazgos de auditoría, incluyendo la descripción del hallazgo, la evidencia objetiva y el criterio de auditoría incumplido.
• No Realizar un Seguimiento de las Acciones Correctivas: Implementar un sistema para el seguimiento de las acciones correctivas y verificar su eficacia.
• No Considerar la Auditoría como una Oportunidad de Mejora: Enfocar la auditoría como una oportunidad para aprender, mejorar y fortalecer el sistema de gestión de la calibración, en lugar de un simple ejercicio de cumplimiento.

Auditorías Internas y la Norma NTC-ISO/IEC 17025

Si la empresa tiene implementado un sistema de gestión de la calidad basado en la norma NTC-ISO/IEC 17025 (ya sea que esté acreditada o no), las auditorías internas deben cubrir todos los requisitos de la norma, tanto los requisitos de gestión como los requisitos técnicos. Esto incluye:

• Verificar que el sistema de gestión de la calidad esté documentado e implementado.
• Verificar que el personal esté calificado y que se cumplan los requisitos de competencia.
• Verificar que las instalaciones y condiciones ambientales sean adecuadas.
• Verificar que se utilicen métodos de calibración validados y patrones de referencia trazables.
• Verificar que se calcule y documente la incertidumbre de la medición.
• Verificar que se emitan certificados de calibración que cumplan con los requisitos de la norma.
• Verificar que se realice el seguimiento de las acciones correctivas y preventivas.
• Verificar que se realicen auditorías internas periódicas.

Integración de las Auditorías Internas de Calibración con Otras Auditorías

Las auditorías internas de calibración pueden integrarse con otras auditorías internas que realice la empresa, como:

• Auditorías del sistema de gestión de la calidad (basado en la norma ISO 9001, por ejemplo).
• Auditorías del sistema de gestión ambiental (basado en la norma ISO 14001, por ejemplo).
• Auditorías del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo (basado en la norma ISO 45001, por ejemplo).

La integración de las auditorías puede optimizar los recursos y reducir la carga de trabajo para el personal auditado.

Comunicación de los Resultados de la Auditoría

Es fundamental comunicar los resultados de la auditoría interna a las partes interesadas relevantes, incluyendo:

• La alta dirección.
• Los responsables de las áreas auditadas.
• El personal involucrado.

La comunicación debe ser clara, oportuna y transparente, y debe enfocarse en las oportunidades de mejora identificadas.

El Rol de la Alta Dirección

La alta dirección debe apoyar las auditorías. Debe asignar los recursos necesarios, y debe fomentar una cultura de calidad.

Tablas

Ejemplo de Plan de Auditoría Interna de Calibración

Ejemplo de Lista de Verificación para Auditoría de Calibración

Ejemplo de Formato de Registro de Hallazgos de Auditoría