En Construcción.

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Procedimientos de Devolución y Control de Herramientas en el Montaje de Estructuras Metálicas

Los procedimientos de devolución y control de herramientas son un componente esencial de la gestión de herramientas y equipos en cualquier proyecto de montaje de estructuras metálicas. Estos procedimientos aseguran que las herramientas se devuelvan al área de almacenamiento después de su uso, que se verifique su estado, que se registren las devoluciones y que se mantenga un inventario preciso. Un sistema de devolución y control efectivo contribuye a prevenir pérdidas y robos, a mantener las herramientas en buen estado, a facilitar su localización y a optimizar su disponibilidad para los trabajadores. En Colombia, y especialmente en obras de construcción en ciudades como Bogotá, donde se maneja una gran variedad de herramientas y el personal puede ser numeroso y rotativo, la implementación de procedimientos de devolución y control rigurosos es fundamental para la eficiencia, la seguridad y la rentabilidad del proyecto.

Importancia de los Procedimientos de Devolución y Control

Los procedimientos de devolución y control de herramientas ofrecen los siguientes beneficios:

• Prevención de Pérdidas y Robos: Un sistema de control riguroso dificulta la pérdida o el robo de herramientas, ya que se registra quién las retira, cuándo las devuelve y en qué estado se encuentran.
• Mantenimiento del Orden: Asegura que las herramientas se devuelvan a su lugar asignado en el área de almacenamiento, evitando el desorden y facilitando su localización.
• Disponibilidad de Herramientas: Permite que las herramientas estén disponibles para los trabajadores cuando las necesiten, evitando retrasos causados por la búsqueda de herramientas perdidas o extraviadas.
• Prolongación de la Vida Útil: Facilita la detección temprana de daños o defectos en las herramientas, permitiendo su reparación o reemplazo oportuno y prolongando su vida útil.
• Control de Inventario: Permite mantener un inventario preciso de las herramientas, lo que facilita la planificación de las compras y la detección de faltantes.
• Asignación de Responsabilidad: Permite asignar la responsabilidad de las herramientas a trabajadores específicos, lo que fomenta el cuidado y el buen uso de las mismas.
• Reducción de Costos: Disminuye los costos asociados a la reposición de herramientas perdidas o robadas, a la reparación de herramientas dañadas y a los tiempos muertos causados por la falta de herramientas.
• Seguridad: Ayuda a mantener la seguridad.

Elementos de un Procedimiento de Devolución y Control Efectivo

Un procedimiento de devolución y control de herramientas efectivo debe incluir los siguientes elementos:

• Área de Almacenamiento Designada: Un área de almacenamiento claramente definida y organizada, con espacios asignados para cada tipo de herramienta.
• Responsable del Almacén: Una persona encargada de la gestión del almacén de herramientas, responsable de recibir, entregar, registrar y controlar las herramientas.
• Sistema de Registro: Un sistema de registro (manual o informático) para documentar la entrega y devolución de herramientas, incluyendo la fecha, la hora, el nombre del trabajador, el tipo y número de identificación de la herramienta, y el estado de la herramienta.
• Formato de Entrega y Devolución: Un formato estandarizado para registrar la entrega y devolución de herramientas, que incluya los datos mencionados anteriormente.
• Procedimiento de Entrega: Un procedimiento claro para la entrega de herramientas a los trabajadores, que incluya la verificación de la identidad del trabajador, la firma del formato de entrega y la inspección visual de la herramienta.
• Procedimiento de Devolución: Un procedimiento claro para la devolución de herramientas al almacén, que incluya la verificación del estado de la herramienta, la firma del formato de devolución y la ubicación de la herramienta en su lugar asignado.
• Inspección de Herramientas: Un procedimiento para la inspección de las herramientas devueltas, para detectar daños, defectos o faltantes.
• Mantenimiento y Reparación: Un procedimiento para el mantenimiento preventivo y la reparación de las herramientas dañadas.
• Control de Inventario: Un procedimiento para realizar inventarios periódicos de las herramientas y conciliar los registros con la existencia física.
• Capacitación del Personal: Capacitación a todo el personal involucrado en el uso, entrega y devolución de herramientas sobre los procedimientos establecidos.

Procedimiento de Entrega de Herramientas

El procedimiento de entrega de herramientas debe seguir los siguientes pasos:

1. El trabajador solicita la herramienta al responsable del almacén, indicando el tipo y la cantidad de herramientas que necesita.
2. El responsable del almacén verifica la identidad del trabajador y su autorización para retirar herramientas.
3. El responsable del almacén localiza la herramienta solicitada y la inspecciona visualmente para verificar su estado.
4. El responsable del almacén registra la entrega de la herramienta en el sistema de registro (manual o informático), anotando la fecha, la hora, el nombre del trabajador, el tipo y número de identificación de la herramienta, y el estado de la herramienta.
5. El trabajador firma el formato de entrega, confirmando que ha recibido la herramienta en buen estado.
6. El responsable del almacén entrega la herramienta al trabajador.

Procedimiento de Devolución de Herramientas

El procedimiento de devolución de herramientas debe seguir los siguientes pasos:

1. El trabajador devuelve la herramienta al responsable del almacén al finalizar su uso o al final de la jornada laboral.
2. El responsable del almacén recibe la herramienta y la inspecciona visualmente para verificar su estado, buscando daños, defectos o faltantes.
3. El responsable del almacén registra la devolución de la herramienta en el sistema de registro, anotando la fecha, la hora, el nombre del trabajador, el tipo y número de identificación de la herramienta, y el estado de la herramienta.
4. El trabajador firma el formato de devolución, confirmando que ha devuelto la herramienta.
5. Si la herramienta está en buen estado, el responsable del almacén la ubica en su lugar asignado en el área de almacenamiento.
6. Si la herramienta presenta daños, defectos o faltantes, el responsable del almacén la separa para su reparación o reemplazo, y registra la incidencia en el sistema de registro. Se debe informar al supervisor.

Sistema de Registro Manual

Un sistema de registro manual puede utilizar:

• Libro de Registro: Un libro o cuaderno donde se anotan las entregas y devoluciones de herramientas, con columnas para la fecha, la hora, el nombre del trabajador, el tipo y número de identificación de la herramienta, el estado de la herramienta y la firma del trabajador.
• Formatos de Entrega y Devolución: Formularios preimpresos con los campos necesarios para registrar la entrega y devolución de herramientas. Se pueden utilizar formatos individuales por herramienta o formatos múltiples para varias herramientas.
• Tarjetas de Control: Tarjetas individuales para cada herramienta, donde se registran las entregas y devoluciones, el estado de la herramienta y el historial de mantenimiento.

Sistema de Registro Informático

Un sistema de registro informático puede utilizar:

• Hoja de Cálculo: Una hoja de cálculo (por ejemplo, Excel) donde se registran las entregas y devoluciones de herramientas, con columnas para los datos relevantes.
• Software de Gestión de Herramientas: Un software especializado para la gestión de herramientas, que permite registrar las entregas y devoluciones, controlar el inventario, programar el mantenimiento, generar informes y, en algunos casos, utilizar códigos de barras o RFID para la identificación de las herramientas.
• Aplicaciones Móviles: Aplicaciones para dispositivos móviles (teléfonos inteligentes o tabletas) que permiten registrar las entregas y devoluciones de herramientas en tiempo real, incluso sin conexión a internet.

Ventajas y Desventajas de los Sistemas Manuales e Informáticos

Sistemas Manuales

Ventajas

• Económicos.
• Simples.
• No requieren equipos.

Desventajas

• Lentos.
• Propensos a errores.
• Difícil análisis de datos.

Sistemas Informáticos

Ventajas

• Rápidos.
• Precisos.
• Fáciles de analizar.

Desventajas

• Pueden ser costosos.
• Requieren equipos y capacitación.

Control de Inventario

El control de inventario es una parte fundamental de los procedimientos de devolución y control de herramientas. Se debe realizar un inventario periódico para:

• Verificar que todas las herramientas registradas en el sistema estén físicamente presentes en el área de almacenamiento.
• Detectar cualquier faltante o discrepancia entre los registros y la existencia física.
• Identificar herramientas dañadas, obsoletas o que requieran mantenimiento.
• Actualizar los registros del sistema con la información obtenida durante el inventario.
• Tomar decisiones de compra.

El inventario se puede realizar de forma manual (contando físicamente las herramientas) o utilizando tecnología (lectores de códigos de barras o RFID).

Consideraciones Específicas para Bogotá y Colombia

• Normativa: Se debe cumplir con la normativa colombiana sobre seguridad y salud en el trabajo, que exige el control de las herramientas y equipos para prevenir accidentes.
• Seguridad: En algunas zonas de Bogotá, puede ser necesario implementar medidas de seguridad adicionales para prevenir robos de herramientas, como la instalación de cámaras de vigilancia, alarmas o la contratación de personal de seguridad.
• Rotación de Personal: En proyectos de construcción con alta rotación de personal, es fundamental implementar un sistema de control de herramientas riguroso y capacitar a todos los trabajadores en los procedimientos de entrega y devolución.
• Condiciones Climáticas: En Bogotá, las condiciones climáticas pueden ser variables, con lluvias frecuentes y alta humedad. Se deben tomar medidas para proteger las herramientas de la intemperie y para asegurar que se devuelvan secas y limpias al almacén.
• Cultura: Se debe fomentar una cultura de cuidado.

Herramientas Personales vs. Herramientas de la Empresa

Es importante establecer una política clara sobre el uso de herramientas personales en el sitio de trabajo:

• Herramientas de la Empresa: La empresa debe proporcionar a los trabajadores todas las herramientas necesarias para realizar su trabajo. Estas herramientas deben estar registradas en el sistema de control y sujetas a los procedimientos de entrega y devolución.
• Herramientas Personales: Si se permite el uso de herramientas personales, se deben establecer reglas claras para su registro, control y responsabilidad. Se puede exigir que las herramientas personales se registren en el sistema de control, que se identifiquen claramente como propiedad del trabajador y que cumplan con los mismos estándares de seguridad que las herramientas de la empresa. Se recomienda que las herramientas sean suministradas por la empresa.

Responsabilidades del Personal

• Responsable del Almacén: Es responsable de la gestión del almacén de herramientas, de la entrega y devolución de herramientas, del registro de las operaciones, del control del inventario y del mantenimiento de las herramientas.
• Trabajadores: Son responsables de solicitar las herramientas que necesitan, de utilizarlas correctamente, de cuidarlas y de devolverlas al almacén en buen estado al finalizar su uso o al final de la jornada laboral.
• Supervisores: Son responsables de supervisar el cumplimiento de los procedimientos de devolución y control de herramientas, de capacitar al personal y de tomar medidas correctivas en caso de incumplimiento.

Capacitación del Personal

La capacitación del personal es fundamental para el éxito de los procedimientos de devolución y control de herramientas. La capacitación debe incluir:

• Procedimientos de Entrega y Devolución: Explicación detallada de los procedimientos de entrega y devolución de herramientas, incluyendo el uso de los formatos de registro y la importancia de la firma.
• Uso Correcto de las Herramientas: Instrucciones sobre el uso correcto y seguro de cada tipo de herramienta.
• Cuidado y Mantenimiento de las Herramientas: Cómo limpiar, lubricar y almacenar correctamente las herramientas, y cómo detectar daños o defectos.
• Importancia del Control de Herramientas: Concienciación sobre la importancia del control de herramientas para la seguridad, la productividad y la rentabilidad del proyecto.
• Consecuencias del Incumplimiento: Explicación de las consecuencias del incumplimiento de los procedimientos de devolución y control de herramientas, incluyendo posibles sanciones disciplinarias.
• Identificación de riesgos: Y cómo actuar ante ellos.

Tecnología para el Control de Herramientas

La tecnología ofrece diversas herramientas que pueden facilitar y mejorar el control de herramientas:

• Códigos de Barras: Cada herramienta se etiqueta con un código de barras único que se escanea al entrar o salir del almacén.
• RFID (Identificación por Radiofrecuencia): Similar a los códigos de barras, pero utiliza ondas de radio para identificar las herramientas. Las etiquetas RFID pueden ser leídas a distancia y sin línea de visión directa, lo que agiliza el proceso de control.
• Software de Gestión de Activos: Estos sistemas permiten llevar un registro detallado de cada herramienta, incluyendo su ubicación, historial de uso, mantenimiento, etc.
• Armarios Inteligentes: Son armarios equipados con sistemas electrónicos de control de acceso y sensores que registran automáticamente la entrada y salida de herramientas.
• Sistemas GPS: Algunas herramientas y equipos de alto valor pueden equiparse con sistemas GPS que permiten rastrear su ubicación en tiempo real.

Auditorías y Revisiones

Se deben realizar auditorías y revisiones periódicas de los procedimientos de devolución y control de herramientas para verificar su efectividad y realizar mejoras:

• Auditorías Internas: Realizadas por personal de la empresa (por ejemplo, el supervisor de seguridad o el encargado de almacén) para verificar el cumplimiento de los procedimientos, la exactitud de los registros y el estado de las herramientas.
• Auditorías Externas: Realizadas por consultores externos o por entidades certificadoras para evaluar el sistema de control de herramientas de forma independiente y objetiva.
• Revisiones de la Dirección: Realizadas por la dirección del proyecto para evaluar la efectividad del sistema de control de herramientas y tomar decisiones sobre posibles mejoras.

Las auditorías y revisiones deben incluir:

• Revisión de documentación.
• Entrevistas al personal.
• Inspección de las herramientas.
• Verificación de registros.

Mejora Continua

Los procedimientos de devolución y control de herramientas deben ser revisados y mejorados continuamente, con base en la experiencia, los resultados de las auditorías, los incidentes ocurridos (pérdidas, daños) y las nuevas tecnologías disponibles. Se debe buscar siempre:

• Simplificar procesos.
• Reducir errores.
• Optimizar tiempos.

Herramientas Dañadas o Defectuosas

Cuando una herramienta es devuelta dañada o defectuosa, se debe seguir un protocolo:

• Retirar de uso.
• Inspección.
• Evaluar si se repara, o se reemplaza.
• Si es reparada, se debe hacer un nuevo control de calidad.
• Documentar.

Tablas

Formato de Entrega y Devolución de Herramientas (Ejemplo)

Ventajas y Desventajas de Sistemas de Registro

Checklist de Auditoría de Control de Herramientas