En Construcción.

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Actualización de Registros y Documentación en el Mantenimiento de Estructuras Metálicas en Colombia: Un Pilar Fundamental para la Gestión a Largo Plazo

Introducción a la Actualización de Registros y Documentación: La Memoria Viva de la Estructura

La actualización de registros y documentación es un componente esencial del seguimiento y mantenimiento a largo plazo de las estructuras metálicas. No se trata simplemente de archivar papeles, sino de mantener un registro vivo y actualizado de la historia de la estructura, que incluya todas las inspecciones, reparaciones, modificaciones, calibraciones de equipos y capacitación del personal. Esta documentación es fundamental para la toma de decisiones informadas, la planificación del mantenimiento, la evaluación de la efectividad de las intervenciones, la identificación de tendencias de deterioro, la predicción de fallos y el cumplimiento normativo.

Una documentación completa, precisa y actualizada permite conocer el estado real de la estructura en cualquier momento, entender su comportamiento a lo largo del tiempo, identificar las causas de los problemas, evaluar los riesgos y tomar las medidas necesarias para garantizar su seguridad y durabilidad. La documentación también es esencial para la transferencia de conocimiento entre diferentes equipos de trabajo, para la capacitación del personal y para la gestión de la información en caso de cambios de propietario o de administrador de la estructura.

En el contexto colombiano, donde la norma NSR-10 establece requisitos estrictos para el diseño, la construcción y el mantenimiento de estructuras sismorresistentes, la actualización de registros y documentación es aún más importante. La documentación debe demostrar que la estructura cumple con los requisitos de la NSR-10 y que se están tomando las medidas necesarias para mantenerla en buen estado a lo largo del tiempo. En ciudades como Bogotá, con alta actividad sísmica y condiciones climáticas variables, una gestión documental rigurosa es crucial.

Mantenimiento Actualizado del Historial de Mantenimiento de la Estructura: Un Registro Detallado de Cada Intervención

El historial de mantenimiento de la estructura es el documento central que registra todas las actividades de mantenimiento realizadas a lo largo de su vida útil. Este historial debe ser actualizado cada vez que se realiza una inspección, una reparación, una modificación o cualquier otra intervención en la estructura. El historial de mantenimiento debe ser:

• Completo: Debe incluir todas las actividades de mantenimiento realizadas, sin importar su magnitud o su frecuencia.
• Preciso: Debe reflejar fielmente la realidad de lo que se hizo, cuándo se hizo, quién lo hizo y cómo se hizo.
• Detallado: Debe proporcionar suficiente información sobre cada actividad de mantenimiento, incluyendo la descripción de la actividad, la fecha de realización, el responsable de la actividad, los materiales utilizados, los equipos empleados, los resultados obtenidos, las observaciones relevantes y cualquier desviación de los procedimientos establecidos.
• Organizado: Debe estar organizado de manera cronológica y por tipo de actividad, para facilitar la consulta y el análisis.
• Accesible: Debe estar disponible para todas las personas involucradas en el mantenimiento de la estructura, incluyendo ingenieros, técnicos, supervisores, personal de campo y, si es necesario, autoridades competentes.

El historial de mantenimiento puede ser un documento físico (un cuaderno, una carpeta, un archivador) o un documento electrónico (una hoja de cálculo, una base de datos, un software de gestión de mantenimiento). Lo importante es que sea actualizado regularmente y que sea fácil de consultar y analizar.

Ejemplo de la información que debe contener cada registro del historial de mantenimiento:

• Fecha de la actividad.
• Descripción de la actividad.
• Ubicación de la actividad.
• Responsable de la actividad.
• Materiales y equipos utilizados.
• Resultados de la actividad.

Registro de Todas las Inspecciones, Reparaciones y Modificaciones Realizadas: Un Seguimiento Exhaustivo

Además del historial de mantenimiento general, es importante llevar un registro detallado de todas las inspecciones, reparaciones y modificaciones realizadas en la estructura. Estos registros deben proporcionar información específica sobre cada evento, incluyendo:

• Inspecciones:
  • Tipo de inspección (visual, ensayo no destructivo, prueba de carga, etc.).
  • Fecha de la inspección.
  • Responsable de la inspección.
  • Alcance de la inspección (componentes o áreas inspeccionadas).
  • Técnicas de inspección utilizadas.
  • Equipos utilizados.
  • Resultados de la inspección (descripción de los hallazgos, incluyendo la ubicación y la magnitud de cualquier defecto detectado).
  • Evaluación de los resultados (severidad de los defectos, necesidad de acciones correctivas).
  • Recomendaciones (acciones a tomar, plazos, prioridades).
  • Fotografías, esquemas y cualquier otra documentación relevante.
• Reparaciones:
  • Descripción de la reparación realizada.
  • Fecha de la reparación.
  • Responsable de la reparación.
  • Materiales utilizados.
  • Equipos utilizados.
  • Procedimientos de reparación seguidos.
  • Resultados de las inspecciones y ensayos posteriores a la reparación.
  • Evaluación de la efectividad de la reparación.
  • Fotografías, esquemas y cualquier otra documentación relevante.
• Modificaciones:
  • Descripción de la modificación realizada.
  • Fecha de la modificación.
  • Responsable de la modificación.
  • Justificación de la modificación.
  • Planos y cálculos de la modificación.
  • Materiales utilizados.
  • Equipos utilizados.
  • Procedimientos de construcción seguidos.
  • Resultados de las inspecciones y ensayos posteriores a la modificación.
  • Fotografías, esquemas y cualquier otra documentación relevante.

Estos registros deben ser archivados de manera ordenada y deben estar disponibles para futuras consultas. Se recomienda utilizar formatos estandarizados para facilitar la recopilación y el análisis de la información. Es fundamental que estos registros estén vinculados al historial de mantenimiento general de la estructura.

Actualización de los Planos "As-Built" Según Sea Necesario: Reflejando la Realidad de la Estructura

Los planos "As-Built" (o planos "conforme a obra") son los planos que reflejan el estado real de la estructura después de su construcción o después de cualquier modificación o reparación significativa. Estos planos son fundamentales para el mantenimiento de la estructura, ya que proporcionan información precisa sobre la ubicación de los componentes, las dimensiones, los materiales, las conexiones, etc. Es esencial que los planos "As-Built" sean actualizados cada vez que se realice una modificación o una reparación que altere la configuración original de la estructura.

La actualización de los planos "As-Built" debe ser realizada por personal calificado, preferiblemente por un dibujante técnico o un ingeniero con experiencia en estructuras metálicas. La actualización debe basarse en la información obtenida durante la ejecución de la modificación o reparación, incluyendo los planos originales, los planos de taller, los informes de inspección, las fotografías y cualquier otra documentación relevante.

La actualización de los planos "As-Built" debe incluir, como mínimo, la siguiente información:

• Identificación de la Modificación o Reparación: Indicar claramente qué modificación o reparación se ha realizado, incluyendo la fecha, el responsable y la descripción de la intervención.
• Ubicación de la Modificación o Reparación: Indicar claramente la ubicación de la modificación o reparación en la estructura, utilizando coordenadas, referencias a elementos existentes o cualquier otro sistema de referencia claro y unívoco.
• Detalles de la Modificación o Reparación: Mostrar los detalles de la modificación o reparación, incluyendo las dimensiones, los materiales, las conexiones, los procedimientos de construcción o reparación, etc. Se deben utilizar símbolos y convenciones estándar para representar los diferentes elementos.
• Referencias a Documentos Adicionales: Si es necesario, se pueden incluir referencias a documentos adicionales, como informes de inspección, resultados de ensayos, cálculos estructurales, etc.
• Fecha de Actualización: Indicar la fecha en que se actualizó el plano.
• Responsable de la Actualización: Indicar el nombre y la firma de la persona responsable de la actualización del plano.

Los planos "As-Built" actualizados deben ser archivados de manera ordenada y deben estar disponibles para futuras consultas. Se recomienda utilizar un sistema de control de versiones para gestionar las diferentes versiones de los planos y evitar confusiones. Es importante que los planos "As-Built" sean distribuidos a todas las personas involucradas en el mantenimiento de la estructura.

Actualización de los Registros de Calibración de Equipos: Garantizando la Precisión de las Mediciones

Los equipos utilizados para realizar inspecciones, ensayos y mediciones en la estructura deben ser calibrados periódicamente para asegurar que sus mediciones sean precisas y confiables. La calibración es el proceso de comparar las mediciones de un equipo con un patrón de referencia conocido y ajustar el equipo si es necesario para que sus mediciones sean lo más precisas posible.

Es fundamental llevar un registro actualizado de la calibración de todos los equipos utilizados en el mantenimiento de la estructura. Este registro debe incluir, como mínimo, la siguiente información:

• Identificación del Equipo: Nombre, marca, modelo, número de serie, etc.
• Fecha de Calibración: Fecha en que se realizó la última calibración.
• Responsable de la Calibración: Nombre y firma de la persona o la empresa que realizó la calibración.
• Patrón de Referencia Utilizado: Identificación del patrón de referencia utilizado para la calibración.
• Resultados de la Calibración: Resultados de la calibración, incluyendo las mediciones obtenidas antes y después del ajuste (si aplica).
• Desviación Máxima Permitida: Desviación máxima permitida para el equipo, según las especificaciones del fabricante o según las normas aplicables.
• Certificado de Calibración: Copia del certificado de calibración emitido por la persona o la empresa que realizó la calibración.
• Próxima Fecha de Calibración: Fecha en que se debe realizar la próxima calibración.

Los registros de calibración deben ser archivados de manera ordenada y deben estar disponibles para futuras consultas. Se recomienda utilizar un sistema de gestión de calibración para facilitar el seguimiento de la calibración de los equipos y para asegurar que se cumplan los plazos de calibración. Es importante que los equipos sean calibrados por personal calificado y con experiencia, utilizando patrones de referencia trazables a patrones nacionales o internacionales. En Colombia, se pueden utilizar los servicios de laboratorios de calibración acreditados por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC).

Actualización de los Registros de Capacitación del Personal: Asegurando la Competencia del Equipo

El personal involucrado en el mantenimiento de la estructura debe estar debidamente capacitado para realizar sus tareas de manera segura y efectiva. La capacitación debe incluir aspectos como la inspección visual, los ensayos no destructivos, las técnicas de reparación, el uso de equipos, la interpretación de planos y especificaciones, la seguridad en el trabajo, etc.

Es fundamental llevar un registro actualizado de la capacitación de todo el personal involucrado en el mantenimiento de la estructura. Este registro debe incluir, como mínimo, la siguiente información:

• Identificación del Empleado: Nombre, cargo, número de identificación, etc.
• Cursos de Capacitación Realizados: Nombre del curso, fecha de realización, duración, institución que impartió el curso, contenido del curso, etc.
• Certificaciones Obtenidas: Nombre de la certificación, fecha de obtención, organismo emisor, fecha de vencimiento (si aplica), etc.
• Evaluaciones de Desempeño: Resultados de las evaluaciones de desempeño realizadas al empleado.
• Necesidades de Capacitación: Identificación de las necesidades de capacitación del empleado.
• Plan de Capacitación: Plan de capacitación individualizado para el empleado.

Los registros de capacitación deben ser archivados de manera ordenada y deben estar disponibles para futuras consultas. Se recomienda utilizar un sistema de gestión de capacitación para facilitar el seguimiento de la capacitación del personal y para asegurar que se cumplan los requisitos de capacitación. Es importante que la capacitación sea continua y que se actualice periódicamente para mantener al personal al día con las últimas técnicas y tecnologías.

Ejemplo de la estructura de un registro de capacitación:

Archivo de la Documentación de Forma Ordenada y Accesible: Facilitando la Consulta y el Análisis

Toda la documentación relacionada con el mantenimiento de la estructura (historial de mantenimiento, registros de inspecciones, reparaciones y modificaciones, planos "As-Built", registros de calibración de equipos, registros de capacitación del personal, etc.) debe ser archivada de manera ordenada y accesible. El objetivo es facilitar la consulta, el análisis y la recuperación de la información en cualquier momento.

El archivo de la documentación puede ser físico (carpetas, archivadores, estanterías) o electrónico (carpetas en un servidor, bases de datos, software de gestión documental). La elección dependerá de la cantidad de documentación, del presupuesto, de la experiencia del personal y de las necesidades específicas del proyecto. Independientemente del método elegido, el archivo debe ser:

• Ordenado: La documentación debe estar organizada de manera lógica, utilizando un sistema de clasificación claro y consistente. Se pueden utilizar criterios como el tipo de documento, la fecha, el componente de la estructura, el tipo de actividad, etc.
• Accesible: La documentación debe ser fácil de encontrar y consultar por las personas autorizadas. Se deben utilizar etiquetas, índices, buscadores o cualquier otro sistema que facilite la localización de la información.
• Seguro: La documentación debe estar protegida contra pérdidas, daños, robos o accesos no autorizados. Se deben implementar medidas de seguridad como cerraduras, alarmas, contraseñas, firewalls, etc.
• Protegido contra el Deterioro: La documentación debe estar protegida contra el deterioro causado por factores ambientales como la humedad, la temperatura, la luz, el polvo, etc. Se deben utilizar materiales de archivo adecuados y se deben controlar las condiciones ambientales del lugar de almacenamiento.
• Fácil de Actualizar: El sistema de archivo debe permitir agregar, modificar o eliminar documentos de manera fácil y rápida.

Es recomendable designar a una persona o a un equipo responsable del archivo de la documentación. Esta persona o equipo debe encargarse de organizar la documentación, de mantenerla actualizada, de controlar el acceso a la información y de asegurar que se cumplan los procedimientos establecidos.

Utilización de un Sistema de Gestión Documental Electrónico (si es posible): Optimizando la Gestión de la Información

Un sistema de gestión documental electrónico (SGDE) es una herramienta de software que permite almacenar, organizar, gestionar y recuperar documentos electrónicos de manera eficiente. Un SGDE puede ser una solución muy útil para la gestión de la documentación relacionada con el mantenimiento de estructuras metálicas, especialmente si se trata de grandes cantidades de información o si se requiere un acceso rápido y flexible a la información.

Algunas ventajas de utilizar un SGDE son:

• Ahorro de Espacio: Elimina la necesidad de almacenar grandes cantidades de papel.
• Ahorro de Tiempo: Facilita la búsqueda y recuperación de la información, reduciendo el tiempo dedicado a buscar documentos.
• Mejora de la Organización: Permite organizar la documentación de manera lógica y consistente, utilizando metadatos, etiquetas y categorías.
• Control de Acceso: Permite controlar el acceso a la información, restringiendo el acceso a personas no autorizadas.
• Control de Versiones: Permite gestionar las diferentes versiones de los documentos, evitando confusiones y errores.
• Colaboración: Facilita la colaboración entre diferentes usuarios, permitiendo compartir documentos y trabajar en ellos de manera simultánea.
• Automatización: Permite automatizar tareas como la indexación, la clasificación y el archivo de documentos.
• Cumplimiento Normativo: Facilita el cumplimiento de normas y regulaciones que exigen la conservación de la documentación durante un determinado período de tiempo.
• Seguridad: Ofrece mayores niveles de seguridad que el archivo físico, protegiendo la documentación contra pérdidas, daños, robos o accesos no autorizados.

Existen diversos SGDE disponibles en el mercado, desde soluciones sencillas y económicas hasta sistemas complejos y personalizados. La elección dependerá de las necesidades específicas del proyecto, del presupuesto y de la experiencia del personal. Es importante que el SGDE sea compatible con los formatos de archivo utilizados en el mantenimiento de estructuras metálicas (por ejemplo, PDF, DWG, DXF, etc.) y que sea fácil de usar e integrar con otros sistemas, como GMAO/CMMS.

Realización de Copias de Seguridad de la Documentación: Protegiendo la Información contra Pérdidas

Es fundamental realizar copias de seguridad periódicas de toda la documentación relacionada con el mantenimiento de la estructura, tanto si se trata de documentación física como electrónica. Las copias de seguridad son una medida de protección contra pérdidas de información causadas por desastres naturales (incendios, inundaciones, terremotos), fallas de hardware o software, errores humanos, robos o ataques informáticos.

Las copias de seguridad deben ser:

• Regulares: Se deben realizar con una frecuencia adecuada, dependiendo de la importancia de la información y de la frecuencia con que se actualiza. Se recomienda realizar copias de seguridad diarias, semanales o mensuales.
• Completas: Deben incluir toda la documentación relevante, sin excepciones.
• Verificadas: Se debe verificar periódicamente que las copias de seguridad se están realizando correctamente y que la información se puede recuperar en caso de necesidad.
• Almacenadas en un Lugar Seguro: Las copias de seguridad deben ser almacenadas en un lugar seguro, diferente al lugar donde se encuentra la documentación original. Se recomienda almacenar las copias de seguridad en un lugar externo a la empresa, como una empresa especializada en almacenamiento de datos o un servicio de almacenamiento en la nube.
• Protegidas: Las copias de seguridad deben estar protegidas contra accesos no autorizados, utilizando contraseñas, cifrado u otros mecanismos de seguridad.

Se recomienda establecer un plan de copias de seguridad que defina la frecuencia de las copias, los tipos de copias a realizar (completas, incrementales, diferenciales), los medios de almacenamiento a utilizar, el lugar de almacenamiento, el responsable de las copias de seguridad y el procedimiento para recuperar la información en caso de necesidad. Es importante que el plan de copias de seguridad sea documentado y que sea comunicado a todas las personas involucradas.

Verificación Periódica de la Integridad y Legibilidad de la Documentación: Asegurando la Disponibilidad a Largo Plazo

No basta con archivar la documentación y realizar copias de seguridad. Es fundamental verificar periódicamente que la documentación se mantiene íntegra y legible a lo largo del tiempo. La documentación física puede deteriorarse por factores ambientales como la humedad, la temperatura, la luz, el polvo o el ataque de insectos. La documentación electrónica puede corromperse por fallas de hardware o software, errores de almacenamiento o ataques informáticos.

La verificación de la integridad y legibilidad de la documentación debe incluir, como mínimo, los siguientes aspectos:

• Documentación Física:
  • Inspeccionar visualmente la documentación para detectar signos de deterioro, como manchas, roturas, decoloración, etc.
  • Verificar que la documentación esté completa y que no falten páginas o documentos.
  • Verificar que la documentación esté ordenada y que se pueda encontrar fácilmente.
  • Verificar que la documentación sea legible y que la información no se haya borrado o deteriorado.
  • Si se detecta algún problema, se deben tomar medidas para restaurar la documentación o para obtener una copia de la misma.
• Documentación Electrónica:
  • Verificar que los archivos se puedan abrir y que la información se pueda leer correctamente.
  • Verificar que los archivos no estén corruptos o dañados.
  • Verificar que los enlaces a otros documentos o a recursos externos funcionen correctamente.
  • Verificar que los metadatos de los archivos (fecha de creación, autor, palabras clave, etc.) sean correctos.
  • Si se detecta algún problema, se deben tomar medidas para restaurar los archivos a partir de una copia de seguridad o para obtener una copia de los mismos.

La verificación de la integridad y legibilidad de la documentación debe ser realizada periódicamente, con una frecuencia que dependerá del tipo de documentación, de las condiciones de almacenamiento y de la importancia de la información. Se recomienda realizar una verificación completa al menos una vez al año. Es importante que la verificación sea realizada por personal capacitado y que se documente el proceso de verificación y los resultados obtenidos.

Tabla de verificación de documentación:

Establecimiento de un Sistema de Control de Versiones para la Documentación: Evitando Confusiones y Errores

Un sistema de control de versiones es una herramienta que permite gestionar las diferentes versiones de un documento a lo largo del tiempo. Esto es especialmente importante en el mantenimiento de estructuras metálicas, donde los documentos como los planos "As-Built", los informes de inspección o los procedimientos de reparación pueden ser modificados varias veces a lo largo de la vida útil de la estructura. Un sistema de control de versiones permite:

• Identificar la Versión Actual: Saber cuál es la versión más reciente y autorizada de un documento.
• Rastrear los Cambios: Conocer quién realizó los cambios en un documento, cuándo los realizó y por qué los realizó.
• Recuperar Versiones Anteriores: Poder acceder a versiones anteriores de un documento si es necesario.
• Evitar Confusiones: Evitar confusiones sobre cuál es la versión correcta de un documento.
• Evitar Errores: Evitar errores causados por el uso de versiones obsoletas de un documento.
• Colaborar: Facilitar la colaboración entre diferentes personas que trabajan en el mismo documento.

Un sistema de control de versiones puede ser tan simple como un sistema de nomenclatura de archivos que incluya la fecha y el número de versión (por ejemplo, "Plano_As-Built_Viga_1_2023-10-27_v2.dwg") o tan complejo como un software especializado de control de versiones. Lo importante es que el sistema sea claro, consistente y que sea utilizado por todas las personas involucradas en la gestión de la documentación.

Algunas reglas básicas para un sistema de control de versiones son:

• Utilizar un Sistema de Nomenclatura Claro: Utilizar un sistema de nomenclatura de archivos que permita identificar fácilmente la versión de cada documento.
• Guardar Todas las Versiones: Guardar todas las versiones de un documento, no solo la última.
• Documentar los Cambios: Registrar cada cambio realizado en un documento, incluyendo la fecha, el autor y la descripción del cambio.
• Comunicar los Cambios: Comunicar los cambios realizados en un documento a todas las personas que lo utilizan.
• Utilizar un Software de Control de Versiones (si es posible): Un software de control de versiones puede facilitar enormemente la gestión de las diferentes versiones de los documentos.

La implementación de un sistema de control de versiones es una inversión que puede ahorrar tiempo, evitar errores y mejorar la eficiencia en la gestión de la documentación relacionada con el mantenimiento de estructuras metálicas.

Digitalización de Documentos Físicos

Una buena práctica, que facilita la gestion documental, es la digitalización de los documentos físicos. La digitalización ofrece muchas ventajas, como por ejemplo:

• Ahorro de espacio físico.
• Facilidad para encontrar la información.
• Mayor seguridad de la información.
• Facilidad para compartir la información.
• Reducción de costos.

Implementacion de Firmas Digitales

Para garantizar la autenticidad de los documentos, se recomienda implementar el uso de firmas digitales. La firma digital, garantiza que el documento no ha sido modificado, y que fue firmado por la persona autorizada. En Colombia, existen empresas certificadas, que ofrecen este servicio.

Cumplimiento de la Normativa en Colombia

Toda la documentación, y la actualización de la misma, debe estar enmarcada dentro de las normas colombianas, y en especial, se debe tener en cuenta la NSR-10, que establece parámetros para construcciones sismo resistentes.

Documentacion para Auditorias

Contar con una correcta actualización de registros, facilita los procesos de auditoría, ya sean internas o externas. La correcta actualización de registros, es un pilar fundamental en los procesos de gestion de calidad.

La Documentación como Herramienta para la Toma de Decisiones.

Toda la actualización de registros y documentación, debe tener como objetivo principal, facilitar la toma de decisiones. Una información clara, oportuna y veraz, permite tomar mejores decisiones, tanto a nivel gerencial, como a nivel operativo.